如何有效规避企业用印风险

疫情期间在线办公，今天给大家讲解一下如何有效规避企业用印风险。印章是一个企业身份的象征，是对外经营的重要凭证。实务中存在很多用章不规范而导致的诉讼纠纷，从而给企业造成损失。规范企业用章，规避用章风险是企业必须重视的问题。

公司印章主要分为5类，分别为公司公章、财务章、合同章、发票章、法定代表人章。公章是所有印章中效力最高的，均可以代表公司意志对外签订合同及其他法律文件；财务章一般是用于财务往来结算；合同章是对外签订合同时使用；发票章主要用于购买发票和开具发票，法人章主要用于公司有关决议。

企业印章不当管理易产生的风险

（1）企业印章被私盖产生的风险

现实中很多企业并无严格的印章保管、使用制度，印章使用混乱，缺乏有效管控体系，甚至图一时方便，将印章借由他人使用。如印章被私盖，可能产生严重后果。

根据法律规定，企业的法定代表人或其他工作人员以企业名义从事的经济活动，责任归企业承担，而通常“以企业名义”多表现为加盖企业印章。由此我们可以看出，加盖公司印章的一切文件，无论是担保合同、不利于企业的合同甚至是借条，所有被私盖企业印章产生的不利后果都必须由企业来承担。

（2）企业刻制不必要印章增加风险

很多企业刻制不必要印章导致风险增加，如刻制部门印章、分公司章、分支机构章、项目部专用章等。

根据法律规定，分公司、分支机构等虽不具备法人地位，但在企业经营范围内，由分公司、分支机构等签署的，加盖分公司、分支机构印章的合同对总公司有效，由总公司承担责任。如企业刻制不必要的分公司、分支机构印章可能造成印章的管理混乱，增加被他人私盖的风险。

如何规避用章风险

传统方式：

（1）建立规范的印章登记管理制度

企业应建立起规范的印章登记管理制度，印章交由专人保管，所有人员用印需进行统一登记，注明用印内容，用印次数，文件分数，印章管理人员应仔细审查，确认无误后方可用印。同时，如无必要，尽量不要刻制分公司、分支机构等印章，并将所有在用印章进行备案。

（2）减少外出用印

部分企业为了顺利开展，允许公章外借使用，在外借过程中，失去对印章的有效监管，如遇外借人员牟取不正当利益，则可能给企业带来较大风险，因此尽量减少外出用印，如需外出，原则上应两人同行，互相监督，必要时可进行录像。

新型方式：

北京爱国小男孩科技有限公司首创的云章，运用云平台的网络支撑，引入大数据挖掘理念，运用物联网技术，室内外无缝定位，帮助用户摒弃了传统的“人+制度”的管理方式，采用线上APP及WEB端与线下云章设备相结合的新型智慧管理方式，实现印章管理者与印章之间实时信息交互，能够在盖章的同时自动记录盖章时间、盖章地点、盖章人及盖章文件，并自动上传云端，管理者可实时监管，实时查阅，从而防止企事业单位印章被盗用滥用。当通信不流畅，无法将用章信息传输到云章客户端中，可以通过USB接口导出设备内的用章信息，解决公章外带无法实时监管的问题。

云章运用LBS定位技术，让管理者实时掌握印章位置。如果发现异常用章，印章管理员可通过云章客户端一键锁定印章或远程关闭设备，防范风险的发生。

云章具有三种用章模式，可适应不同的用章场景：

监控模式：盖章人在使用云章时无需申请，在印章使用的同时，云章会实时记录盖章时间、盖章地点、盖章人、盖章文件，适用于多次盖章且不确定次数的用章场景。

授权模式：盖章人在使用云章之前必须先提交用印申请，待所有的审批人都审核通过之后，盖章人才可使用云章盖章，适用于严格管理用章流程。

脱机模式：该模式是专为安全等级要求高而设计，盖章拍照的同时存储本机，不上传互联网，通过管理权限才可读取照片，适用于特殊保密环境或保密群体。