公章管理漏洞极易给企业带来巨大风险隐患！

       企业印章是指企业刻制的以文字、图记表明主体同一性的公章、专用章，它是企业从事民事活动、行政活动的符号和标记。企业印章是企业身份和权力的证明。盖有企业印章的文件，是受法律保护的有效文件，同时意味着企业对文件的内容承担法律责任。许多公司都或多或少存在着管理漏洞。殊不知，公司对各类印章管理的不规范、不严谨，一旦管理失控，将极大可能给公司带来巨大的风险隐患。

一、因印章管理不善引发巨额损失的案件

        2014年2月，甲公司因业务需要，将原圆形合同专用章更换成方形。因疏忽，未登记收回或销毁，由李某保管。两个月后，李某辞职。后甲收到一传票，知李某用甲作废公章，同一家商场订立了购销合同，收定金30万元后，下落不明。商场遂以违约为由，要甲公司双倍返还定金60万元。本案中，由于印签已在工商行政管理机关登记备案，甲公司在更换合同专用章后，却并未由工商行政管理机关登记收回或销毁，说明该合同专用章对外仍具有法律效力。加之甲公司对该印签未妥善保管，表明甲公司存在明显过错。而商场并不知内情，当然有理由相信手持仍具有法律效力的合同专用章的李某具有代理权，所订合同当然有效，故甲公司应承担返还定金的责任。

二、公司印章管理常见误区

1. 缺乏明确的印章管理责任制：在很多企业中，印章的保管和使用往往缺乏明确的责任划分。不同种类的印章，如公司公章、财务章、合同章等，可能由不同的人保管和使用，但没有明确的责任人和责任范围。这容易导致违规私盖和越权用章等问题的发生。

2. 印章刻制与启用不规范：有些公司在印章刻制方面没有明确的业务流程和审批程序，只要业务需要，领导或部门就可以随意刻制印章。刻制后也没有下发正式启用文件，没有明确印章的使用范围和使用时间。此外，有些公司还可能在非公安部门指定的单位刻制印章，或者刻制后不在公安机关备案，这些都为印章的使用埋下了隐患。

3. 印章使用审批不严格：有些企业没有建立健全的印章使用审批制度，或者审批流程不严格。这容易导致印章的滥用和误用，给企业带来法律风险和经济损失。例如，在空白介绍信或空白纸张上用印，或者允许他人携带印章外出等行为，都可能给企业带来潜在的风险。

4. 印章保管不当：有些企业可能将印章随意放置，或者让印章离开管理人员的视线。这可能导致印章被盗用或丢失，给企业带来严重损失。此外，有些印章管理人员还可能将印章交给未经授权的人员使用，这也可能引发问题。

5. 忽视印章的监管与追溯：传统的印章管理方式往往难以实现对印章使用情况的实时监控和追溯。这可能导致在违规用章之前难以发现问题，而只能在问题发生后才采取行动。这增加了企业的管理成本和风险。

三、公司印章合规管理应采取的相关措施

1. 建立明确的印章管理制度：

• 制定详细的印章管理规章制度，明确印章的种类、用途、保管、使用、审批、销毁等各个环节的管理要求。
• 确保制度得到全体员工的知晓和执行，定期进行制度培训和宣传。

2. 明确印章管理责任：

• 指定专门的印章管理部门或人员，负责印章的日常管理和监督。
• 明确各级管理人员的职责和权限，确保印章使用的合规性。

3. 规范印章刻制与启用：

• 严格按照法律法规和公司规定，通过正规渠道刻制印章，并在公安机关备案。
• 新刻制的印章需经过正式启用程序，明确使用范围和使用时间。

4. 建立严格的印章使用审批制度：

• 设立印章使用审批流程，确保每次使用印章都经过合法、合规的审批程序。
• 严禁在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章，防止印章被滥用。

5. 加强印章保管与监管：

• 设立专门的印章保管场所，确保印章安全存放，防止丢失或被盗用。
• 对印章使用情况进行实时监控和追溯，确保印章使用的合规性和安全性。

6. 引入技术手段提高管理水平：

• 采用电子印章等技术手段，提高印章管理的安全性和便捷性。
• 利用信息化系统对印章使用进行记录和管理，便于查询和追溯。

7. 强化员工培训和意识教育：

• 定期对员工进行印章管理制度培训，提高员工的法律意识和风险意识。
• 加强员工对印章使用规定的遵守意识，确保员工在工作中合规使用印章。

8. 建立违规处理机制：

• 对于违规使用印章的行为，建立严格的违规处理机制，包括警告、罚款、解除劳动合同等措施。
• 对于造成严重后果的违规行为，依法追究相关人员的法律责任。

       印章是企业重要的法律凭证和财务工具，必须严格管理、规范使用。企业应该建立健全的印章管理制度和流程，加强对员工的培训和教育，提高员工的法律意识和风险意识。同时，企业还应该积极引入先进的技术手段，提高印章管理的安全性和便捷性，以防范类似事件的再次发生。

​          爱国小男孩针对传统印章使用管理模式存在的安全隐患，瞄准目前政企单位用章管理风险的痛点，自主研发了“云章”智慧用章管理解决方案，通过物联网、云平台等数字化方式，实现用章过程可防控、可监管、可查询、可追溯，解决异地用章、监管用章等难题，降低印章管理风险，提升用印安全与用章效率。